ANALISIS DE INFORMACION DE LA EMPRESA: EL CUADRO DE MANDO CON POWER BI COMO HERRAMIENTA DE BUSINESS INTELLICENCE
Los responsables no tienen que invertir tiempo analizando los datos sino que deben disponer de indicadores que de un solo vistazo les muestren el estado en el que se encuentran cada una de las áreas de la empresa. Ellos solo necesitan tener unos cuantos indicadores clave del negocio (KPI) para tomar decisiones de manera muy rápida.
Necesitamos crear un conjunto de indicadores adecuados para estos niveles de toma de decisiones, en los que estén contempladas todas las áreas claves de la empresa:
- Dirección
- Financiera
- Marketing
- Producción
- Logística
- RRHH
- Comercial
Dentro de cada una de las áreas el responsable máximo del negocio, ya sea el director general o gerente, tendrá que reunirse con los responsables de cada una de las áreas para identificar cuáles son los indicadores clave que necesita.
¿Qué es el cuadro de mando integral?
El cuadro de mando integral, es un mecanismo de control que posibilita el establecimiento y la monitorización de los objetivos de la organización y de sus distintas áreas.
Además, se puede definir como una herramienta que potencia a las empresas a definir sus objetivos y proyectos imprescindibles para llegar a ejecutar su estrategia, presentando de manera constante cuando la organización y los trabajadores logran los objetivos especificados en su plan estratégico.
La diferencia entre el cuadro de mando integral y otras herramientas de Business Intelligence, como pueden ser los sistemas de soporte a la decisión o los sistemas de información ejecutiva, radica en que estos últimos están más enfocados al rastreo de indicadores y el cuadro de mando se basa más profundamente en el análisis meticuloso de la información.
Además, es bastante habitual que el cuadro de mando integral esté gestionado por la dirección general de la empresa, mientras que otras herramientas de Business Intelligence van más encaminadas hacia la dirección departamental. El cuadro de mando integral, requiere que los altos directivos evalúen el entorno empresarial y la estrategia para desarrollar un modelo de negocio que plasme las interrelaciones entre los distintos actores de la organización. Una vez desarrollado este plan estratégico, la alta dirección lo utilizará como guía para escoger los indicadores del cuadro de mando integral.
El Power BI surge para dar solución a los problemas de gran mayoría de empresas: sistemas de información que aglutinan los datos de la empresa a través del ERP y de diferentes fuentes externas . Un buen ERP no basta para conocer de una manera sencilla tu negocio, los informes son rígidos y poco visuales en la mayoría de ellos, salvo NAVISION que al ser de Microsoft tiene una sincronización mucho más adecuada.
Además, existen múltiples fuentes de datos distintas como tarifas, análisis en Excel, páginas web etc., que nos obligan a elaborar continúas hojas de cálculo, que cuesta mucho tiempo actualizar y siempre tenemos dudas de estar manejando la última información.
En resumen, disponemos de muchos datos pero no de información, nos cuesta mucho sintetizarla para poder tomar decisiones y comprobar los resultados de nuestras decisiones (ej.: las evoluciones de nuestros lanzamientos o el éxito de nuestras campañas de promoción).
¿Qué es el Power BI?
El Power BI es un software de inteligencia empresarial que surge para simplificar el proceso de recopilar, administrar y analizar los datos de una gran variedad de fuentes a través de una interfaz muy intuitiva. Una herramienta muy potente y eficaz para elaborar informes dentro de una empresa.
- El principal potencial de la herramienta, es su capacidad de procesamiento de un gran volumen de datos.
- También la transformación y síntesis de estos datos en una información legible, al presentarlos en forma de gráficos y tablas visualmente sencillas.
- Otro de sus puntos fuertes, es la capacidad de conectarse a una gran variedad de fuentes de datos; desde hojas de cálculo de Excel hasta páginas web externas.
- Está basado en Microsoft excel, por lo que una persona acostumbrada a su uso, pueden aprender de forma relativamente fácil el uso del Power BI.
- La versión gratuita es muy potente y más que suficiente para la mayoría de las empresas.
¿Qué utilidad puede tener en mi empresa?
Este tipo de herramientas de inteligencia empresarial, habitualmente están más orientadas a directores de negocio o informáticos, por su nivel de complejidad. En el caso de Power BI, puede ser utilizado por gran variedad de personas en una empresa al tratarse de una herramienta muy intuitiva.
Puede utilizarse en cualquier área de la empresa, aunque los departamentos más populares son ventas, finanzas, marketing, recursos humanos y operaciones.
¿Qué beneficios para mi empresa puede aportar el uso de Power BI?
- Permite obtener conclusiones con rapidez gracias a la visualización de datos mediante el uso de plantillas predefinidas, adaptadas a las necesidades de cada empresa.
- Permite conectarse a una amplia gama de conjuntos de datos, ordenando y sintetizando los datos. Al presentarlos de una manera muy visual, simplifica mucho la comprensión de los mismos y la extracción de conclusiones de manera sencilla.
- Amplifica todas las opciones que nos ofrecen las herramientas que usamos de manera habitual en la empresa, como Microsot excel o el CRM, gracias a su integración en una misma plataforma. Esto hace que la curva de aprendizaje de la herramienta se reduzca mucho.
- Permite contralar los datos de forma segura
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