El frenesí de las inteligencias artificiales ha puesto a la defensiva los puestos de trabajo íntegramente digitales. Parece que no hay nada que un bot no pueda diseñar, resumir, estructurar, planificar, traducir o calcular.
Pero ya que la tecnología está acaparando el entorno laboral, vamos a dejar que también lo haga cuando estamos ausentes. Si eres de las personas que no consiguen olvidarse de los mensajes que estarán enviando sus compañeros o de las peticiones de los clientes, aprovéchate de la baza de la automatización y tu vida será un poquito más fácil.
Correo electrónico
Lo que nunca descansa, estemos o no en la oficina, son los correos electrónicos. Nuestra bandeja de entrada se va a seguir llenando. Lo que podemos hacer es automatizar respuestas agradables para informar sobre nuestra indisponibilidad y fecha de vuelta para que las personas que nos contactan no estén a la espera de una contestación que no llegará.
Podemos seleccionar el periodo de tiempo (inicio y fin) durante el cual queremos que se envíen estos correos instantáneos y el mensaje. Encontrarás estas opciones en la configuración o “Archivo” bajo el nombre de “Respuesta Automática”, tanto en Gmail, Outlook, iCloud o cualquier otra plataforma de mensajería.
Para el mensaje, utiliza algo breve, que aclare el periodo de ausencia y ofrezca una solución a la vuelta. Por ejemplo: “Estaré de vacaciones desde [fecha de inicio] hasta [fecha de finalización] y no estaré disponible durante este tiempo. Agradezco la comprensión y estaré encantado de atender sus solicitudes a mi regreso”.
Automatización de respuestas con chatbots
Si trabajas directamente con clientes o proveedores, es posible que recibas cientos de consultas al día. Sin embargo, muchas de estas consultas pueden ser respondidas fácilmente a través de chatbots.
Con la automatización de chatbots, puedes configurar respuestas instantáneas para que los clientes no se queden con las dudas incluso cuando no puedas hacerlo tú personalmente. Para ello, hay que integrar una tecnología generativa de IA a nuestras plataformas de correo electrónico, para que la máquina pueda, primero, entrenarse en base a interacciones comerciales anteriores y, segundo, ofrecer soluciones útiles y eficientes.
Se pueden configurar desde las consultas más comunes y sus respuestas automáticas predilectas, hasta cómo y cuándo se notifica al equipo de atención al cliente para que intervengan en las consultas más complicadas. De esta manera, una persona siempre podrá mediar como supervisor si así se desea.
Ahora mismo, en el mercado de las IA existen infinidad de opciones. Entre ellas, pensadas todas para ser extensiones de los correos electrónicos, nos encontramos con ChatGPT Writer, Email Triager o Compose AI.
Programar actualizaciones en el software
Lo que todos vamos retrasando por las mañanas porque no tenemos ni cinco minutos. Una actualización en los softwares informáticos y en los programas de ordenador es lo que más tiempo puede hacernos perder.
Por eso, programarlas para que se produzcan cuando no vamos a estar usando el ordenador es una tarea indispensable para mantener nuestros equipos protegidos y con la última versión.
Para programar las actualizaciones de software mientras no estás en la oficina, se puede, por ejemplo, usar el programador de tareas de Windows a través de los siguientes pasos:
- Abre el Programador de tareas de Windows.
- Haz clic en «Crear tarea».
- En la ventana que aparece, da un nombre a la tarea y asegúrate de que está configurada para ejecutarse incluso si el usuario no está conectado.
- En la pestaña «Disparadores», selecciona la fecha y hora en la que deseas que se ejecute la tarea.
- En la pestaña «Acciones», selecciona el archivo o programa que deseas ejecutar.
- Haz clic en «Aceptar» para guardar la tarea.
Si trabajas en la nube, como con Microsoft Office o Google Workspace, las actualizaciones se realizan automáticamente y no es necesario que las programes tú mismo. Sin embargo, es importante que te asegures de que estás utilizando la última versión del software antes de irte de vacaciones o de puente, para evitar cualquier problema o inconveniente mientras estás fuera.
Recopilación de actualidad
Si lo que buscas es desconectar del todo, incluso despegándote de la actualidad durante unos días, pero no soportas la idea de no saber qué es lo que habrá pasado en ese periodo de tiempo, puedes personalizar tus noticias mediante la configuración de alertas de Google.
Google Alerts es una herramienta gratuita que te permite recibir notificaciones por correo electrónico cada vez que aparece un nuevo contenido en la web que incluya las palabras clave que has seleccionado. De esta manera, podrás estar al tanto de las últimas noticias sobre los temas que te interesan sin tener que buscarlas manualmente.
Pero ¿cómo puedes asegurarte de que estas alertas lleguen a ti de la manera más eficiente posible? Una solución es configurar un filtro en Gmail que automáticamente envíe estos correos electrónicos a una carpeta dedicada en una cuenta de Evernote.
Evernote es una herramienta de organización digital que te permite capturar, organizar y acceder a tus notas y archivos desde cualquier dispositivo. Al configurar un filtro en Gmail que reenvíe los correos electrónicos de alerta de Google a una carpeta dedicada en Evernote, podrás acceder a tus noticias personalizadas de manera separada, más eficiente y organizada.
Para configurar este filtro, primero debes crear una carpeta dedicada en tu cuenta de Evernote. Luego, en Gmail, busca los correos electrónicos de alerta de Google y haz clic en el botón «Más» en la parte superior de la pantalla. Selecciona «Crear filtro» y configura los criterios para que cualquier correo electrónico que incluya tus palabras clave sea reenviado automáticamente a la carpeta de Evernote que has creado.
¡Disfruta de las vacaciones!
